既存のシステムに合わせSMSをカスタマイズ。作業の大部分を自動化し、効率が上昇

「株式会社ピスケス」は歯科医院専用の予約システム「ピスケスアポ」の開発、販売、サポートをしています。

「ピスケスアポ」を導入した歯科医院は予約管理業務をデジタル化することにより作業の効率や、予約確定率が向上。しかしその次の段階として、患者に再来院を効果的に促す必要があり、その手段の一環としてどの患者にも確実に届けることが可能なSMSを予約システムのオプションの一つとして導入しました。

今回は開発と現場の責任者を担当されている樋口様に、SMS FourSを採用するに至った経緯や活用の方法についてお話を伺いました。

歯科医院ではデジタル化による業務効率化と
患者様へのアプローチ手段が課題

―ピスケス様の事業内容と、樋口様の担当分野について教えてください

樋口様：当社は歯科医院様向けの予約システム「ピスケスアポ」の開発、販売、サポートをしております。その中で私は開発の部分と現場の責任者を担当しております。

―歯科医院様ではどのような課題があるのでしょうか？

樋口様：多くの歯科医院様では紙の予約台帳を使い予約を管理するといったアナログな手段で行っていて予約管理業務の効率化が課題でした。そういった歯科医院様に対して私どもの「ピスケスアポ」を提案、導入していただき予約管理業務をデジタル化することで効率化を図るとともに予約確定率も向上させてきました。
その次の段階としてドタキャンや治療の中断患者様に対してメンテナンスや定期健診の再来院を効果的に促す必要がありました。その手段の一環としてどの患者様にも、安価に、簡単に、確実に届けることが出来るSMSを予約システムのオプションの一つとして提供しています。

歯科医院では患者様への連絡はSMSが最もマッチングする

―多くのツールがある中、なぜSMSを選ばれたのですか？

樋口様：歯科医院様で以前ははがきやEメールといった手段を使っていました。ただはがきの場合は一つ一つ手書きをして効率がわるくまたコストも非常にかかっておりました。
また、Eメールの場合はメールアドレスの正確な取得が難しいうえに取得したメールアドレスがキャリアメールだった場合、患者様が携帯電話キャリアを変えるたびに新しいメールアドレスとなってしまい折角送ったメッセージが届かないという事も多々ありました。
SMSは携帯電話番号であれば取得のハードルも低く、聞き間違いや書き間違いもあまりありません。また、ナンバーポータビリティ制度のおかげで携帯電話キャリアをかえても以前の電話番号をそのまま使うことが出来るようになりました。そのため確実に患者様本人にメッセージをお届けできるところが魅力でSMSを選びました。
SMSには1通分の文字制限がありますが予約内容のリマインドや再来院を促すような内容であるため文字制限内に十分おさまり、歯科医院が使うメッセージツールとしてはSMSがもっともマッチングすると思います。LINEなどのSNSツールを使う場合もあるがもっともボリュームが多いのがSMSでピスケスに限らず同業他社についてもSMSの導入が進んでいるようです。

―ありがとうございます。SMSを導入されてそのような様々なメリットがあるのですね。逆にデメリットを感じている部分はどんな点がありますか？

樋口様：強いて上げるとするならば通信料金・コストの部分ですね。1通あたりの料金は安いのですが歯科医院様からみたときにEメールやLINEであれば無料ですのでそこでデメリットを感じているところはあります。
70文字を超えた場合は課金通数が上がってしまいますので、いかに70文字以内にまとめるかに苦労しています。

ピスケスアポに向けた独自のカスタマイズがSMS FourSへの決め手

―SMS FourSを導入するきっかけ、導入した理由についてお聞かせください

樋口様：以前は他社のSMSサービスを利用していたのですが、田中様から連絡を頂き従来よりもコストメリットが出せることが最初のきっかけでした。
既にあるピスケスアポの仕様に合わせてSMS FourSをカスタマイズしてくれたことが大きいです。要望に対しても迅速に対応していただき、今後、新たなサービス展開をしていくうえでも願いしやすくと思って導入を決めました。

―SMS FourSを導入されてみて、効果はいかがでしょうか？

樋口様：今まではすべて手動で送る対象を決めてクリック操作が必要であったが、APIの使い勝手が良く作業の大部分を自動化できて効率を上げることができました。歯科医院様からも毎日の業務がすごく楽になったというお声を頂いております。

―最後に今後期待する事を教えてください

樋口様：より連携を深めていってお互いのサービスをよりドライブできるサービスにしていけたらいいと思います。

―本日はありがとうございました

ピスケス様の事例では、ユーザー様への連絡方法をはがきやEmailからSMSへ変更した事で確実性と省力化が向上し、また他社サービスからSMS FourSへと変更した事でコストも圧縮できたという成功事例となりました。
もし興味がございましたらぜひお問い合わせください。