医療機関のコミュニケーションを効率化する手段として、SMS（ショートメッセージサービス）が注目されています。予約確認やリマインダー、緊急連絡に至るまで、SMSは迅速かつコスト効率の高い方法です。
本記事では、医療業界でのSMS活用法とそのメリット、導入のステップについて詳しく解説します。
SMS活用の重要性
医療現場では、迅速かつ効果的なコミュニケーションが求められます。患者との予約確認やリマインダー、緊急時の連絡など、様々なシチュエーションで確実にメッセージを届けることが重要です。
ここで注目されているのがSMSです。スマートフォンが普及している現代、SMSは手軽かつ即時に情報を伝える手段として、医療業界での利用が広がっています。
SMSの基本と医療業界での役割
SMSとは何か？医療業界での基本的な役割
SMSは、携帯電話番号を使用して短いテキストメッセージを送受信するサービスです。文字数制限があるものの、そのシンプルさと即時性から、多くの業界で利用されています。医療業界では、以下のような場面でSMSが活躍します
- 予約確認
- 患者の診察予約を確認するメッセージを送る。
- リマインダー
- 予約の前日にリマインダーを送信することで、患者が忘れないようにする。
- 緊急連絡
- 緊急時や大規模災害時に迅速に情報を共有する。
- フォローアップ
- 診察後のフォローアップとして、次回の予約や健康管理情報を送信する。
- 窓口での各種書類完成時のお知らせ
- 窓口で作成する診断書や証明書類が準備できた際に、患者に受け取りのお知らせをする。
医療業界でSMSを利用する3つのメリット
- 即時性と利便性
- SMSは送信から数秒で受信者に届きます。緊急性の高いメッセージでも、迅速に対応が可能です。
- コスト削減効果
- 電話連絡に比べてSMSはコストが安く、手間も少ないため、医療機関の運営コストを削減できます。
- 患者との関係強化
- 定期的なリマインダーやフォローアップメッセージを送ることで、患者との信頼関係を築くことができます。
医療業界でのSMSの具体的な活用方法
予約確認とリマインダー送信の方法
予約確認やリマインダーは、医療機関で最も一般的なSMS活用法です。
多くのSMS配信サービスでは、予約システムと連携してリマインダーを自動送信する機能があります。設定方法は簡単で、予約システムに患者の携帯番号と予約日時を入力するだけです。
患者フォローアップにおけるSMSの活用ステップ
フォローアップは、患者の健康管理をサポートする重要な役割を果たします。
診察後のフォローアップメッセージは、診察後に患者に感謝のメッセージや次回の診察予定を送ることで、患者の安心感を高めます。
健康管理情報の定期送信などにも利用されており、患者の健康状態に応じた情報を定期的に送信します。例としては、健康診断の推奨や季節に応じた健康管理アドバイスなどがあります。
緊急連絡とアラート送信の方法
緊急時には、迅速な対応が求められます。SMSはその手段として非常に有効です。
例えば災害時には、患者やスタッフに迅速に安全情報を伝えることが重要です。事前に連絡先リストを作成し、必要時にすぐにSMSを送信できる体制を整えておくことで、迅速にアラートすることが可能です。
医療業界でのSMS導入のためのステップ
SMS配信サービスを選ぶ際の3つのポイント
- セキュリティとプライバシー保護
- 医療機関では要配慮情報を取り扱うため、SMS配信サービスのセキュリティが非常に重要です。暗号化や二段階認証などのセキュリティ機能を備えたサービスを選びましょう。
- システムとの連携性
- 既存の予約システムや電子カルテシステムとの連携が可能なサービスを選ぶことで、運用がスムーズになります。
- コストパフォーマンス
- サービスの料金体系を比較し、コストパフォーマンスの高いものを選ぶことが重要です。無料トライアル期間を活用して、実際の使い勝手を確認することもおすすめです。
医療機関におけるSMS導入の4つのステップ
- 現状のコミュニケーション課題の把握
- まずは、現状のコミュニケーションにおける課題を洗い出します。どのような場面でSMSが有効かを検討します。特に電話や郵便の件数は重要な指標になります。
- 適切なSMS配信サービスの選定
- 前述のポイントを参考に、医療機関に最適なSMSサービスを選定します。各サービスの特徴を比較し、最適なものを選びましょう。
- システム導入とスタッフトレーニング
- 選定したSMS配信サービスを導入し、スタッフへのトレーニングを行います。実際に使ってみて、操作方法や効果を確認します。
- 効果の測定と改善
- 導入後は、SMSの利用状況や効果を定期的に測定し、改善点を見つけて最適化します。患者からのフィードバックも参考にすると良いでしょう。
成功事例とベストプラクティス
医療機関でのSMS活用成功事例
県立大学病院
同院では、窓口で患者から依頼される診断書や各種証明書の件数が1日70件以上もあり、同様に完成した書類の受け取りのため患者に電話をしていました。
電話の時間や手間、コストが課題となっていたため、SMSを検討したところ、ご高齢の患者でも半数以上が携帯電話を持っており、有効性が高いと判断しSMSを導入しました。
現在では1日70件も電話していたものの約8割がSMSで代替できるようになり、窓口スタッフの業務効率化が実現できました。
大手美容クリニック
同クリニックでは業界特有のプライバシー配慮が課題となっており、その中でも待合室での呼び出しが課題となっていました。従来のように氏名で呼ぶことは避けて、SMSを活用して待合室に呼び出しをするようになりました。
SMS導入により、待合室から患者が外出できるようになり、その点も大変好評でプライバシーも確保できるということでご好評いただいています。
地方診療所
同院では当日のノーショーやドタキャンが月平均4%と課題となっておりました。SMSを導入いただきシステムと連携することで、予約確定の通知と前日のリマインドを自動送信することができました。
これにより月平均4%だったキャンセル率が約2.8%まで改善することができ、結果としてSMSの費用約3,200円に対し、損失が約24,000円と非常に高いROI（費用対効果）と患者満足度を提供することができました。
まとめ
技術の進化に伴い、SMSの機能も進化し続けています。AIを活用した自動応答や、マルチメディアメッセージ（MMS）の利用など、今後さらに多様なコミュニケーション手段としての可能性が広がっています。
患者中心の医療コミュニケーションを実現するために、SMSを活用することは非常に有効です。
医療機関がSMSを効果的に活用することで、患者の満足度向上や運営の効率化が図れます。今すぐSMSの導入を検討し、患者とのコミュニケーションを強化してみましょう。SMS FourSでは医療機関や歯科医院などの導入実績も豊富にありますので、お気軽にご相談ください。
